[ES] Cómo programar un correo electrónico en Outlook

¿Alguna vez has deseado poder escribir un correo electrónico ahora y enviarlo más tarde? ¡Pues Outlook lo hace posible! Programar correos electrónicos en Outlook es una función poderosa que asegura que tus mensajes se entreguen en el momento perfecto, incluso cuando no estás cerca de tu dispositivo. Ya sea que estés trabajando en diferentes zonas horarias o simplemente quieras planificar tus correos electrónicos con antelación, programarlos puede aumentar tu productividad y mejorar la comunicación. Vamos a profundizar en los beneficios de programar correos electrónicos y cómo puedes hacerlo utilizando Outlook en escritorio, web y móvil.

Cómo programar un correo electrónico en Outlook

Programación de correos electrónicos mediante la antigua aplicación de Outlook en el escritorio

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Paso 1: Abre Outlook y redacta un correo electrónico
Inicia la aplicación de Outlook en tu escritorio y comienza a escribir tu correo electrónico como de costumbre.
Paso 2: Haz clic en la pestaña "Opciones"
Una vez que hayas redactado tu correo, navega a la pestaña "Opciones" en la barra de herramientas.
Paso 3: Selecciona "Retrasar la entrega"
Haz clic en "Retrasar la entrega" en la sección "Más opciones". Esto abrirá una nueva ventana de configuración.
Paso 4: Establece la fecha y hora de entrega deseada
En la ventana "Propiedades", busca la opción "No entregar antes de" y selecciona la fecha y hora que prefieras.
Paso 5: Haz clic en "Enviar" y deja que Outlook haga el resto
Después de configurar la fecha y la hora, haz clic en "Cerrar" y luego en "Enviar". Tu correo electrónico se almacenará en la Bandeja de salida hasta la hora programada.

Programación de correos electrónicos mediante Outlook Web

Paso 1: Abre Outlook Web y redacta un nuevo correo electrónico
Inicia sesión en Outlook Web y haz clic en "Nuevo correo" para redactar tu correo electrónico.
Paso 2: Haz clic en el botón "Programar envío"
En lugar de hacer clic en "Enviar", haz clic en la flecha desplegable junto a él y selecciona "Programar envío".
Paso 3: Elige la fecha y hora de entrega
Aparecerá una ventana emergente en la que necesitarás seleccionar cuándo se enviará tu correo o personalizarlo.
Paso 4: Confirma y programa el correo electrónico
Haz clic en "Enviar" para finalizar la programación. Tu correo electrónico será enviado a la hora seleccionada. Puedes encontrar los correos programados en tus borradores.

Gestionando correos electrónicos programados en Outlook

Dónde encontrar los correos electrónicos programados
Para revisar tus correos electrónicos programados, navega a la carpeta "Bandeja de salida" de Outlook si estás usando la versión antigua de Outlook. Todos los correos programados se almacenarán en la carpeta "Borradores" para la nueva versión de Outlook.

Editar o cancelar un correo electrónico programado
Si necesitas modificar un correo electrónico programado, ábrelo desde la carpeta correspondiente, realiza los cambios necesarios y vuelve a programarlo.

Mejores prácticas para programar correos electrónicos

1. Elige el momento adecuado para enviar correos electrónicos – Investiga los mejores momentos para el compromiso con los correos electrónicos.
2. Evita los fines de semana y festivos para correos electrónicos de negocios – Los correos electrónicos enviados durante el horario laboral tienen más probabilidades de ser leídos.
3. Verifica dos veces los correos electrónicos programados antes de enviarlos – Asegúrate de que todos los detalles sean correctos antes de programarlos.

Beneficios de programar correos electrónicos

Ayuda en la gestión del tiempo
En lugar de enviar correos electrónicos tan pronto como los escribes, puedes programarlos para el momento adecuado. Esto te permite planificar mejor tu día y evitar prisas de última hora.

Garantiza profesionalismo y puntualidad
Enviar correos electrónicos durante el horario comercial adecuado te hace parecer más profesional. Si estás escribiendo un correo por la noche, programarlo para la mañana garantiza que tu destinatario lo vea en el momento adecuado.

Aumenta el compromiso con los correos electrónicos y la tasa de respuestas
Es más probable que las personas abran y respondan correos electrónicos durante las horas pico. Programar correos electrónicos para cuando los destinatarios están activos puede mejorar significativamente las tasas de respuesta.

Soporta diferentes zonas horarias para la comunicación global
Si estás comunicándote con colegas o clientes en diferentes zonas horarias, programar tus correos electrónicos asegura que los reciban en una hora conveniente.

Desventajas de programar correos electrónicos en Outlook

Aunque programar correos electrónicos en Outlook pueda parecer una solución simple, rápidamente se convierte en un problema cuando necesitas hacerlo a gran escala para campañas de correos electrónicos fríos.

Personalización limitada
Outlook no ofrece mucha flexibilidad cuando se trata de personalizar correos electrónicos. Claro, puedes agregar el nombre del destinatario y un saludo, pero más allá de eso, la personalización es mínima. Estás enviando esencialmente el mismo correo con ligeras variaciones, lo cual no es la mejor manera de captar la atención. Una prospección efectiva por correo electrónico requiere una personalización más profunda.

Desafíos para campañas a gran escala
Outlook funciona bien para programar correos electrónicos individuales o correspondencia de pequeña escala. Pero si intentas gestionar una campaña de correos electrónicos de gran volumen con cientos de destinatarios, Outlook rápidamente se vuelve desordenado. En pocas palabras, Outlook no está diseñado para gestionar eficientemente campañas de prospección o marketing por correo electrónico a gran escala. Una plataforma de correo dedicada es una mejor opción si necesitas un enfoque estructurado.

Falta de seguimiento del rendimiento
Uno de los mayores inconvenientes de Outlook es su falta total de funciones de seguimiento de correos electrónicos. No puedes medir métricas clave como tasas de apertura, tasas de clics o tasas de respuesta, lo que hace imposible ver qué está funcionando y qué no. Sin estos datos, esencialmente estás volando a ciegas, incapaz de optimizar tu estrategia de prospección o mejorar el compromiso con el tiempo. El seguimiento del rendimiento es crucial para los profesionales de ventas y marketing. Una herramienta de correo especializada con análisis detallados te proporcionará los conocimientos necesarios para perfeccionar tus campañas.

No hay seguimientos automáticos
Outlook también carece de una función de seguimiento automático, lo cual es una gran desventaja para las campañas de prospección. Si un prospecto no responde, debes hacer el seguimiento manualmente, lo cual es un proceso tedioso y que consume mucho tiempo. Esto puede no ser un problema para unos pocos correos, pero los seguimientos manuales son ineficientes cuando estás manejando cientos de correos. Ahí es donde entran las herramientas de prospección por correo electrónico. Te permiten automatizar los seguimientos, asegurando que tus prospectos reciban recordatorios oportunos sin añadir trabajo adicional a tu lista.

Conclusión

Programar correos electrónicos en Outlook es una función simple pero poderosa que puede ayudarte a gestionar el tiempo de manera efectiva y mejorar la comunicación. Ya seas un profesional de negocios o simplemente alguien que le gusta mantenerse organizado, aprovechar las capacidades de programación de correos de Outlook puede hacer que tu flujo de trabajo sea más fluido y eficiente.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo programar correos electrónicos recurrentes en Outlook?
Outlook no admite de forma nativa los correos electrónicos programados recurrentes, pero puedes usar scripts VBA o complementos de terceros.

¿Pueden los destinatarios ver que mi correo fue programado?
No, los destinatarios reciben el correo como si fuera enviado en tiempo real.

¿Es necesario que Outlook esté abierto para que los correos programados se envíen?
La función de entrega retrasada de Outlook funcionará incluso si tu computadora está apagada en el momento de envío programado.

¿Qué pasa si edito un correo programado antes de que se envíe?
Puedes modificar o cancelar el correo antes de la hora programada accediendo a él en la Bandeja de salida o en los Borradores.

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