[FR] Créer un modèle de message électronique

Vous en avez assez de taper le même e-mail encore et encore ? Les modèles d'e-mails d'Outlook peuvent vous faire gagner du temps en vous permettant de créer et de réutiliser des e-mails pré-écrits. Que vous répondiez à des demandes de clients, envoyiez des invitations à des réunions ou fassiez des relances, les modèles simplifient votre flux de travail.

Ce guide vous expliquera le processus étape par étape pour créer, modifier et gérer des modèles dans Outlook pour bureau et web.

Avantages d'utiliser des modèles d'e-mails dans Outlook

Gagne du temps et augmente l'efficacité‍

Au lieu de rédiger des e-mails à partir de zéro, les modèles vous permettent d'envoyer des messages pré-écrits en quelques clics.

Assure la cohérence dans la communication‍

Les modèles aident à maintenir un ton professionnel, ce qui les rend utiles pour les communications professionnelles ou le service client.

Réduit les erreurs dans les e-mails‍

En utilisant un format prédéfini, vous éliminez les fautes de frappe et les incohérences qui peuvent survenir lors de la rédaction manuelle des e-mails.

Idéal pour les messages répétitifs‍

Les modèles sont une bouée de sauvetage si vous envoyez fréquemment des e-mails similaires, comme des messages de bienvenue ou des relances.

Comment créer et utiliser un modèle d'e-mail dans Outlook (guide étape par étape)

Comment créer un modèle d'e-mail dans Outlook Web

1. Connectez-vous à votre compte Outlook.
2. Cliquez sur « Nouveau message » en haut à gauche de l'interface.
3. Cliquez sur l'onglet « Insérer », puis sur le bouton « Applications ».
4. Cliquez sur « Mes modèles » dans le menu des applications.
5. Cliquez sur le bouton « + Modèle » pour créer un nouveau modèle d'e-mail.
6. Entrez le contenu du modèle d'e-mail et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Comment utiliser un modèle d'e-mail dans Outlook Web

1. Connectez-vous à votre compte Outlook.
2. Cliquez sur « Nouveau message » en haut à gauche de l'interface.
3. Cliquez sur l'onglet « Insérer », puis sur le bouton « Applications ».
4. Cliquez sur « Mes modèles » dans le menu des applications.
5. Sélectionnez un modèle d'e-mail que vous avez créé précédemment.
6. Une fois que vous avez fait la personnalisation, vous pouvez envoyer votre e-mail.

Comment créer un modèle d'e-mail dans Outlook Desktop

Créer un modèle d'e-mail dans la nouvelle version d'Outlook pour bureau diffère légèrement de la version web.

1. Ouvrez Outlook sur votre appareil.
2. Cliquez sur « Nouveau message » en haut à gauche de l'interface.
3. Cliquez sur les trois points […] dans la barre d'outils en haut à droite. Puis cliquez sur « Mes modèles ».
4. Cliquez sur le bouton « + Modèle » pour créer un nouveau modèle d'e-mail.
5. Entrez le contenu du modèle d'e-mail et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
   Maintenant, vous pouvez utiliser votre modèle d'e-mail comme dans Outlook Web !

Comment modifier ou supprimer des modèles d'e-mails dans Outlook

Modifier un modèle existant dans Outlook
Pour modifier un modèle d'e-mail, ouvrez « Mes modèles », cliquez sur le bouton « Modifier le modèle », ajustez votre modèle d'e-mail, puis enregistrez-le à nouveau en utilisant le même nom.

Supprimer un modèle dans Outlook
Pour supprimer un modèle d'e-mail, ouvrez « Mes modèles » et cliquez sur le bouton « Supprimer le modèle ».

Meilleures pratiques pour créer des modèles d'e-mails efficaces

1. Gardez le modèle professionnel et concis – Évitez les détails inutiles et gardez vos e-mails clairs et directs.
2. Personnalisez le modèle avec des espaces réservés – Utilisez des espaces réservés comme [Prénom] ou [Nom de l'entreprise] pour rendre les e-mails moins robotisés.
3. Testez le modèle avant de l'utiliser – Envoyez un e-mail test à vous-même pour vérifier que le formatage et les liens fonctionnent correctement.
4. Utilisez des outils tiers – Les outils tiers ou les modules complémentaires augmentent la fonctionnalité de vos modèles. Par exemple, vous pouvez ajouter un outil comme Charge.
   Charge pour Outlook – un puissant plugin conçu pour Outlook et une excellente alternative au publipostage. Avec Charge, vous pouvez envoyer jusqu'à 1 000 e-mails personnalisés par campagne, personnaliser chaque e-mail à l'aide de variables, les prévisualiser avant de les envoyer et suivre les taux de réponse.
   Si vous recherchez une manière facile et efficace de gérer vos envois d'e-mails depuis Outlook, Charge est la meilleure solution.

Conclusion

Créer des modèles d'e-mails dans Outlook peut améliorer considérablement votre efficacité. Cela assure la cohérence dans la communication tout en réduisant l'effort manuel. Que vous utilisiez Outlook sur bureau ou sur le web, suivre ces étapes simples vous aidera à créer et gérer facilement vos modèles.

FAQ

1. Qu'est-ce qu'un modèle d'e-mail ?
Les modèles d'e-mails sont des messages prédéfinis qui aident à rationaliser la communication. Ils permettent de répondre à des questions fréquemment posées et de configurer des réponses automatiques sans avoir à rédiger un e-mail de zéro à chaque fois.

2. Pourquoi les modèles d'e-mails sont-ils importants ?
Les modèles d'e-mails font gagner du temps, assurent une communication cohérente et réduisent les erreurs dans les e-mails envoyés fréquemment. Les entreprises et les professionnels peuvent maintenir une communication uniforme sans avoir à réécrire le même message à chaque fois.

3. Puis-je personnaliser les modèles d'e-mails dans Outlook ?
Outlook vous permet de personnaliser les modèles d'e-mails à l'aide de champs dynamiques, comme le nom du destinataire, l'entreprise ou le titre du poste. Cela permet à chaque e-mail de paraître plus personnalisé tout en bénéficiant de l'efficacité d'un modèle pré-écrit.

4. Que faire si mon modèle d'e-mail ne s'affiche pas correctement pour les destinataires ?
Envisagez de simplifier le design et le formatage si votre modèle apparaît déformé dans le client de messagerie du destinataire. Testez vos modèles sur les clients de messagerie et appareils avant de les envoyer pour éviter des problèmes.

5. Y a-t-il des limitations à l'utilisation des modèles d'e-mails dans Outlook ?
Bien que les modèles d'e-mails d'Outlook soient très efficaces, ils ont quelques limitations. Cela peut inclure des options de formatage limitées, des images qui ne s'affichent pas correctement dans certains clients de messagerie, et la nécessité de mises à jour manuelles pour maintenir le contenu à jour.

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