[DE] Erstellen einer E-Mail-Nachrichtenvorlage

Müde davon, immer wieder dasselbe E-Mail zu tippen? Mit den E-Mail-Vorlagen in Outlook können Sie Zeit sparen, indem Sie vorab geschriebene E-Mails erstellen und wiederverwenden. Egal, ob Sie auf Kundenanfragen antworten, Besprechungseinladungen versenden oder Nachfassaktionen durchführen – Vorlagen vereinfachen Ihren Arbeitsablauf.

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Vorlagen in Outlook für Desktop und Web.

Vorteile der Verwendung von E-Mail-Vorlagen in Outlook

Spart Zeit und erhöht die Effizienz‍

Anstatt E-Mails von Grund auf neu zu verfassen, ermöglichen es Ihnen Vorlagen, vorab geschriebene Nachrichten mit nur wenigen Klicks zu senden.

Sicherstellung von Konsistenz in der Kommunikation‍

Vorlagen helfen, einen professionellen Ton zu wahren, was sie nützlich für geschäftliche Kommunikation oder den Kundenservice macht.

Reduziert Fehler in E-Mails‍

Durch die Verwendung eines vordefinierten Formats eliminieren Sie Tippfehler und Inkonsistenzen, die beim manuellen Schreiben von E-Mails auftreten können.

Ideal für wiederkehrende Nachrichten‍

Vorlagen sind eine Rettung, wenn Sie häufig ähnliche E-Mails senden, wie z. B. Willkommens-E-Mails oder Nachfassaktionen.

Wie man eine E-Mail-Vorlage in Outlook erstellt und verwendet (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Wie man eine E-Mail-Vorlage in Outlook Web erstellt

Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
Klicken Sie oben links in der Benutzeroberfläche auf „Neue E-Mail“.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf den Button „Apps“.
Klicken Sie im Apps-Menü auf „Meine Vorlagen“.
Klicken Sie auf den Button „+ Vorlage“, um eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen.
Geben Sie den Inhalt der E-Mail-Vorlage ein und klicken Sie auf den Button „Speichern“.

Wie man eine E-Mail-Vorlage in Outlook Web verwendet

Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
Klicken Sie oben links in der Benutzeroberfläche auf „Neue E-Mail“.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf den Button „Apps“.
Klicken Sie im Apps-Menü auf „Meine Vorlagen“.
Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die Sie zuvor erstellt haben.
Nachdem Sie die Personalisierung vorgenommen haben, können Sie Ihre E-Mail senden.

Wie man eine E-Mail-Vorlage in Outlook Desktop erstellt

Die Erstellung einer E-Mail-Vorlage in der neuen Outlook-Desktop-Version unterscheidet sich leicht von der Web-Version.

Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Gerät.
Klicken Sie oben links in der Benutzeroberfläche auf „Neue E-Mail“.
Klicken Sie auf die drei Punkte […] in der oberen rechten Ecke der Symbolleiste und dann auf „Meine Vorlagen“.
Klicken Sie auf den Button „+ Vorlage“, um eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen.
Geben Sie den Inhalt der E-Mail-Vorlage ein und klicken Sie auf den Button „Speichern“.
Jetzt können Sie Ihre E-Mail-Vorlage genauso verwenden wie in Outlook Web!

Wie man E-Mail-Vorlagen in Outlook bearbeitet oder löscht

Bearbeiten einer vorhandenen Vorlage in Outlook
Um eine E-Mail-Vorlage zu ändern, öffnen Sie „Meine Vorlagen“, klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorlage bearbeiten“, passen Sie Ihre E-Mail-Vorlage an und speichern Sie sie erneut unter dem gleichen Namen.

Löschen einer Vorlage in Outlook
Um eine E-Mail-Vorlage zu löschen, öffnen Sie „Meine Vorlagen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorlage löschen“.

Best Practices für die Erstellung effektiver E-Mail-Vorlagen

Halten Sie die Vorlage professionell und prägnant – Vermeiden Sie unnötige Details und halten Sie Ihre E-Mails klar und auf den Punkt gebracht.
Personalisieren Sie die Vorlage mit Platzhaltern – Verwenden Sie Platzhalter wie [Vorname] oder [Firmenname], um E-Mails weniger automatisiert erscheinen zu lassen.
Testen Sie die Vorlage vor der Verwendung – Senden Sie eine Test-E-Mail an sich selbst, um sicherzustellen, dass Formatierungen und Links korrekt funktionieren.
Verwenden Sie Drittanbieter-Tools – Drittanbieter-Tools oder Add-ins erweitern die Funktionalität Ihrer Vorlagen. Zum Beispiel können Sie ein Tool wie Charge hinzufügen.
Charge für Outlook – ein leistungsstarkes Plugin, das für Outlook entwickelt wurde und eine großartige Alternative zum Mail Merge ist. Mit Charge können Sie bis zu 1.000 personalisierte E-Mails pro Kampagne senden, jede E-Mail mit Variablen anpassen, sie vor dem Senden in der Vorschau anzeigen und die Antwortquoten verfolgen.
Wenn Sie nach einer einfachen und effizienten Möglichkeit suchen, E-Mail-Outreach von Outlook aus zu verwalten, ist Charge die beste Lösung.

Fazit

Die Erstellung von E-Mail-Vorlagen in Outlook kann Ihre Effizienz erheblich steigern. Es stellt die Konsistenz in der Kommunikation sicher und reduziert den manuellen Aufwand. Egal, ob Sie Outlook auf einem Desktop oder im Web verwenden, das Befolgen dieser einfachen Schritte hilft Ihnen, Vorlagen problemlos zu erstellen und zu verwalten.

FAQ

1. Was sind E-Mail-Vorlagen?
E-Mail-Vorlagen sind vordesignte Nachrichten, die helfen, die Kommunikation zu rationalisieren. Sie helfen, häufig gestellte Fragen zu beantworten und automatische Antworten einzurichten, ohne jedes Mal eine E-Mail von Grund auf neu zu schreiben.

2. Warum sind E-Mail-Vorlagen wichtig?
E-Mail-Vorlagen sparen Zeit, sorgen für konsistente Nachrichten und reduzieren Fehler in häufig gesendeten E-Mails. Unternehmen und Fachleute können eine einheitliche Kommunikation aufrechterhalten, ohne die gleiche Nachricht immer wieder neu zu schreiben.

3. Kann ich E-Mail-Vorlagen in Outlook personalisieren?
Outlook ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Vorlagen mit dynamischen Feldern zu personalisieren, wie zum Beispiel dem Namen des Empfängers, der Firma oder dem Jobtitel. Dies macht jede E-Mail persönlicher, während Sie von der Effizienz einer vorab geschriebenen Vorlage profitieren.

4. Was soll ich tun, wenn meine E-Mail-Vorlage beim Empfänger nicht korrekt angezeigt wird?
Überlegen Sie, das Design und Format zu vereinfachen, wenn Ihre Vorlage im E-Mail-Client des Empfängers verzerrt erscheint. Testen Sie Ihre Vorlagen auf E-Mail-Clients und Geräten, bevor Sie sie versenden, um Probleme zu vermeiden.

5. Gibt es Einschränkungen bei der Verwendung von E-Mail-Vorlagen in Outlook?
Obwohl E-Mail-Vorlagen in Outlook sehr effektiv sind, gibt es einige Einschränkungen. Dazu gehören begrenzte Formatierungsoptionen, Bilder, die in einigen E-Mail-Clients nicht korrekt angezeigt werden, und die Notwendigkeit, Inhalte manuell zu aktualisieren, um sie aktuell zu halten.

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