[DE] So planen Sie E-Mails in Outlook
[DE] So planen Sie E-Mails in Outlook
Haben Sie sich schon einmal gewünscht, eine E-Mail jetzt zu schreiben und sie später zu senden? Nun, Outlook macht es möglich! Das Planen von E-Mails in Outlook ist eine leistungsstarke Funktion, die sicherstellt, dass Ihre Nachrichten zum perfekten Zeitpunkt zugestellt werden, selbst wenn Sie nicht an Ihrem Gerät sind. Ob Sie über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten oder Ihre E-Mails einfach im Voraus planen möchten, das Planen von E-Mails kann Ihre Produktivität steigern und die Kommunikation verbessern. Lassen Sie uns die Vorteile des Planens von E-Mails näher betrachten und wie Sie es mit Outlook auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten tun können.
Wie man eine E-Mail in Outlook plant
E-Mail-Planung über die alte Outlook-Desktop-App
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und verfassen Sie eine E-Mail
Starten Sie die Outlook-Desktop-App und beginnen Sie wie gewohnt, Ihre E-Mail zu schreiben.
Schritt 2: Klicken Sie auf die Registerkarte "Optionen"
Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, gehen Sie zur Registerkarte "Optionen" in der Symbolleiste.
Schritt 3: Wählen Sie "Zustellung verzögern"
Klicken Sie auf "Zustellung verzögern" in der Sektion "Weitere Optionen". Ein neues Einstellungsfenster wird geöffnet.
Schritt 4: Stellen Sie das gewünschte Lieferdatum und die Uhrzeit ein
Im Fenster "Eigenschaften" suchen Sie die Option "Nicht früher liefern als" und wählen das gewünschte Datum und die Uhrzeit aus.
Schritt 5: Klicken Sie auf "Senden" und lassen Sie Outlook den Rest erledigen
Nachdem Sie das Datum und die Uhrzeit festgelegt haben, klicken Sie auf "Schließen" und dann auf "Senden". Ihre E-Mail wird bis zur geplanten Zeit im Postausgang gespeichert.
E-Mail-Planung über Outlook Web
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook Web und verfassen Sie eine neue E-Mail
Melden Sie sich bei Outlook Web an und klicken Sie auf "Neue E-Mail", um Ihre E-Mail zu verfassen.
Schritt 2: Klicken Sie auf den Button "Sendung planen"
Anstatt auf "Senden" zu klicken, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil daneben und wählen Sie "Sendung planen".
Schritt 3: Wählen Sie das Lieferdatum und die Uhrzeit
Es erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie auswählen müssen, wann Ihre E-Mail zugestellt wird oder sie anpassen können.
Schritt 4: Bestätigen und planen Sie die E-Mail
Klicken Sie auf "Senden", um die Planung abzuschließen. Ihre E-Mail wird zur gewählten Zeit gesendet. Geplante E-Mails finden Sie in Ihren Entwürfen.
Verwaltung geplanter E-Mails in Outlook
Wo geplannten E-Mails finden
Um Ihre geplanten E-Mails zu überprüfen, gehen Sie zum Ordner "Postausgang" von Outlook, wenn Sie die alte Outlook-Version verwenden. Alle geplanten E-Mails werden im Ordner "Entwürfe" für das neue Outlook gespeichert.
Bearbeiten oder Stornieren einer geplanten E-Mail
Wenn Sie eine geplante E-Mail ändern müssen, öffnen Sie sie aus dem entsprechenden Ordner, nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und planen Sie sie erneut.
Best Practices für das Planen von E-Mails
- Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt zum Senden von E-Mails – Recherchieren Sie die besten Zeiten für das Engagement von E-Mails.
- Vermeiden Sie Wochenenden und Feiertage für geschäftliche E-Mails – E-Mails, die während der Arbeitszeiten gesendet werden, werden eher gelesen.
- Überprüfen Sie geplante E-Mails vor dem Senden – Stellen Sie sicher, dass alle Details korrekt sind, bevor Sie sie planen.
Vorteile des Planens von E-Mails
Hilft bei der Zeitverwaltung
Anstatt E-Mails sofort zu senden, nachdem Sie sie geschrieben haben, können Sie sie auf den richtigen Moment planen. Dadurch können Sie Ihren Tag besser planen und Last-Minute-Hektik vermeiden.
Sicherstellt Professionalität und Pünktlichkeit
Das Senden von E-Mails zu den passenden Geschäftszeiten lässt Sie professioneller erscheinen. Wenn Sie eine E-Mail spät in der Nacht schreiben, stellt das Planen für den Morgen sicher, dass Ihr Empfänger sie zur richtigen Zeit sieht.
Steigert das Engagement und die Antwortquote von E-Mails
Menschen neigen eher dazu, E-Mails während der Spitzenzeiten zu öffnen und zu beantworten. Wenn Sie E-Mails zu den Zeiten planen, in denen die Empfänger aktiv sind, kann dies die Antwortquote erheblich verbessern.
Unterstützt verschiedene Zeitzonen für die globale Kommunikation
Wenn Sie mit Kollegen oder Kunden in verschiedenen Zeitzonen kommunizieren, stellt das Planen Ihrer E-Mails sicher, dass sie diese zu einer günstigen Stunde erhalten.
Nachteile der E-Mail-Planung in Outlook
Obwohl das Planen von E-Mails in Outlook eine einfache Lösung zu sein scheint, wird es schnell lästig, wenn Sie dies in großem Maßstab für Kaltakquise-E-Mails tun müssen.
Begrenzte Personalisierung
Outlook bietet nicht viel Flexibilität bei der Personalisierung von E-Mails. Natürlich können Sie den Namen des Empfängers und eine Begrüßung hinzufügen, aber darüber hinaus ist die Anpassung minimal. Sie senden im Wesentlichen dieselbe E-Mail mit leichten Variationen, was nicht der beste Weg ist, um Aufmerksamkeit zu erregen. Effektive E-Mail-Ansprache erfordert eine tiefere Personalisierung.
Herausfordernd bei groß angelegten Kampagnen
Outlook eignet sich gut für die Planung individueller E-Mails oder kleinerer Korrespondenzen. Aber wenn Sie eine E-Mail-Kampagne mit hoher Reichweite und Hunderten von Empfängern verwalten möchten, wird Outlook schnell unübersichtlich. Kurz gesagt, Outlook ist nicht dafür gemacht, groß angelegte Outreach- oder E-Mail-Marketing-Kampagnen effizient zu verwalten. Eine dedizierte E-Mail-Plattform ist besser geeignet, wenn Sie einen strukturierten Ansatz benötigen.
Kein Performance-Tracking
Einer der größten Nachteile von Outlook ist das völlige Fehlen von E-Mail-Tracking-Funktionen. Sie können keine wichtigen Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klickrate oder Antwortquoten messen, was es unmöglich macht, zu erkennen, was funktioniert und was nicht. Ohne diese Daten agieren Sie im Grunde blind und können Ihre Outreach-Strategie nicht optimieren oder das Engagement im Laufe der Zeit verbessern. Performance-Tracking ist für Verkaufs- und Marketingfachleute entscheidend. Ein spezialisiertes E-Mail-Tool mit detaillierten Analysen bietet Ihnen die nötigen Einblicke, um Ihre Kampagnen zu verfeinern.
Keine automatischen Follow-Ups
Outlook bietet auch keine Funktion für automatische Follow-Ups, was ein großer Nachteil für Outreach-Kampagnen ist. Wenn ein potenzieller Kunde nicht antwortet, müssen Sie manuell nachverfolgen und ein Follow-Up durchführen – ein langwieriger und zeitaufwändiger Prozess. Dies mag kein Problem sein, wenn Sie nur wenige E-Mails haben, aber manuelle Follow-Ups sind ineffizient, wenn Sie mit Hunderten von E-Mails umgehen müssen. Hier kommen E-Mail-Tools zur Hilfe. Sie ermöglichen es Ihnen, Follow-Ups zu automatisieren, damit Ihre Prospects rechtzeitig Erinnerungen erhalten, ohne dass Sie zusätzlichen Aufwand haben.
Fazit
Das Planen von E-Mails in Outlook ist eine einfache, aber leistungsstarke Funktion, die Ihnen hilft, Ihre Zeit effektiv zu verwalten und die Kommunikation zu verbessern. Egal, ob Sie ein Geschäftsprofi oder einfach jemand sind, der gerne organisiert bleibt, die Nutzung der E-Mail-Planungsfunktionen von Outlook kann Ihren Arbeitsablauf effizienter und reibungsloser gestalten.
FAQ
Kann ich wiederkehrende E-Mails in Outlook planen?
Outlook unterstützt von Haus aus keine wiederkehrenden geplanten E-Mails, aber Sie können VBA-Skripte oder Drittanbieter-Add-Ins verwenden.
Können die Empfänger sehen, dass meine E-Mail geplant wurde?
Nein, die Empfänger erhalten die E-Mail, als wäre sie in Echtzeit gesendet worden.
Muss Outlook geöffnet sein, damit geplante E-Mails gesendet werden?
Die Funktion zur verzögerten E-Mail-Zustellung von Outlook funktioniert auch dann, wenn Ihr Computer zum Zeitpunkt des geplanten Versands ausgeschaltet ist.
Was passiert, wenn ich eine geplante E-Mail bearbeite, bevor sie gesendet wird?
Sie können die E-Mail vor der geplanten Zeit ändern oder stornieren, indem Sie sie im Postausgang oder in den Entwürfen öffnen.