[ES] Usar categorías en Outlook

¿Tu bandeja de entrada está desbordada de correos electrónicos? ¿Te cuesta encontrar mensajes importantes cuando los necesitas? Si es así, es hora de aprovechar las categorías de Outlook: una herramienta poderosa que ayuda a organizar correos electrónicos, tareas y eventos del calendario. Con categorías codificadas por colores, puedes etiquetar y agrupar fácilmente tus mensajes, lo que facilita encontrarlos y gestionarlos. Ya sea que manejes correos electrónicos de negocios, correspondencia personal o comunicación relacionada con proyectos, las categorías ofrecen una manera sencilla de poner orden en tu bandeja de entrada de Outlook.

Examinemos cómo crear, asignar y gestionar categorías en Outlook para mantener tu flujo de trabajo fluido y eficiente.

Entendiendo las categorías en Outlook

¿Qué son las categorías en Outlook?
Las categorías en Outlook son etiquetas personalizadas que te permiten agrupar correos electrónicos, eventos del calendario, tareas y contactos. Cada categoría tiene un código de color, lo que facilita identificar mensajes importantes de un vistazo.

Cómo organizar correos electrónicos, tareas y eventos del calendario con categorías

En lugar de desplazarte interminablemente por tu bandeja de entrada, las categorías te permiten filtrar y encontrar correos electrónicos específicos según sus etiquetas. También puedes aplicar categorías a citas de calendario, tareas y contactos, lo que te ayuda a mantenerte organizado en todas las funciones de Outlook.

Diferencias entre categorías y carpetas en Outlook

Las categorías y las carpetas sirven para propósitos diferentes al organizar los correos electrónicos en Outlook. Las categorías te permiten etiquetar y agrupar correos electrónicos sin moverlos físicamente de la bandeja de entrada, mientras que las carpetas se utilizan para almacenar correos electrónicos en ubicaciones separadas.
Una diferencia clave es que un correo electrónico puede tener varias categorías, lo que facilita el filtrado y la búsqueda según diferentes criterios. En cambio, un correo electrónico solo puede pertenecer a una carpeta a la vez, lo que a veces puede hacer que la organización sea más rígida.
Las categorías son ideales para organizar correos electrónicos por prioridad, proyecto o estado, ya que permiten un orden y filtrado flexible. Por otro lado, las carpetas son ideales para archivar correos electrónicos y mantener separadas las diferentes tipos de comunicación.

Cómo crear categorías en Outlook

En Outlook Web

Inicia sesión en Outlook.
Ve a Configuración, luego selecciona Cuenta.
Cuando se abran la Configuración de cuenta, selecciona Categorías.
Haz clic en el botón "Crear nueva" para agregar una nueva categoría.
Nombra la categoría, selecciona su color y luego haz clic en Guardar.

En Outlook Desktop

Abre la aplicación de Outlook en tu escritorio.
Ve a Configuración, luego selecciona Cuenta.
Cuando se abran la Configuración de cuenta, selecciona Categorías.
Haz clic en el botón "Crear nueva" para agregar una nueva categoría.
Nombra la categoría, selecciona su color y luego haz clic en Guardar.

Cómo asignar categorías a correos electrónicos, tareas y eventos del calendario

Asignar categorías a correos electrónicos en Outlook Web

Abre tu Bandeja de entrada y luego abre un correo electrónico.
Selecciona la opción "Categorizar" en el menú de acciones de Outlook (botón con ícono de etiqueta).
Selecciona la categoría adecuada.

Asignar categorías a correos electrónicos en Outlook Desktop

Abre tu Bandeja de entrada y haz clic derecho sobre un correo electrónico.
Selecciona la opción "Categorizar" en el menú desplegable.
Selecciona la categoría adecuada.

Asignar categorías a tareas en Outlook Web

Ve a Microsoft To Do.
En Microsoft To Do abre las Tareas.
Abre la tarea que deseas categorizar.
En el menú de tareas, haz clic en el botón "Seleccionar una categoría" para categorizarla.

Asignar categorías a tareas en Outlook Desktop

Ve a Tareas y haz clic derecho sobre una tarea.
Selecciona la opción "Categorizar" en el menú desplegable.
Asigna una categoría para hacer seguimiento de diferentes proyectos o plazos.

Asignar categorías a eventos del calendario en Outlook Web

Abre tu Calendario de Outlook y haz clic en un evento.
Haz clic en el botón Editar.
Haz clic en el botón Más opciones.
Haz clic en el botón "Categorizar" y asigna la categoría.

Asignar categorías a contactos en Outlook Web

Ve a Personas y elige un contacto.
Haz clic en Agregar categoría y asigna una categoría.

Cómo buscar y filtrar elementos por categoría

Buscar correos electrónicos por categoría usando la barra de búsqueda de Outlook
En tu bandeja de entrada, escribe el nombre de la categoría en la barra de búsqueda para encontrar todos los correos electrónicos relacionados.

Ordenar correos electrónicos por categoría para un acceso rápido
Haz clic en el menú desplegable "Ordenar por" y selecciona Categorías para organizar los correos electrónicos en consecuencia.

Cómo editar categorías en Outlook

En Outlook Web

Inicia sesión en Outlook.
Ve a Configuración, luego selecciona Cuenta.
Cuando se abran la Configuración de cuenta, selecciona Categorías.
Encuentra la categoría que deseas editar, luego haz clic en el botón Editar (con el ícono de lápiz).
Realiza los cambios que desees en el nombre y color, luego haz clic en Guardar.

En Outlook Desktop

Abre la aplicación de Outlook en tu escritorio.
Ve a Configuración, luego selecciona Cuenta.
Cuando se abran la Configuración de cuenta, selecciona Categorías.
Encuentra la categoría que deseas editar, luego haz clic en el botón Editar (con el ícono de lápiz).
Realiza los cambios que desees en el nombre y color, luego haz clic en Guardar.

Cómo eliminar categorías en Outlook

En Outlook Web

Inicia sesión en Outlook.
Ve a Configuración, luego selecciona Cuenta.
Cuando se abran la Configuración de cuenta, selecciona Categorías.
Encuentra la categoría que deseas eliminar, luego haz clic en el botón Eliminar (con el ícono de papelera).

En Outlook Desktop

Abre la aplicación de Outlook en tu escritorio.
Ve a Configuración, luego selecciona Cuenta.
Cuando se abran la Configuración de cuenta, selecciona Categorías.
Selecciona la categoría que deseas eliminar, luego haz clic en el botón Eliminar.

Mejores prácticas para usar categorías en Outlook

Mantén tu lista de categorías simple – Evita complicar demasiado tu sistema.
Usa colores consistentes – Asigna colores basados en la prioridad o el tipo.
Aplica categorías de inmediato – Etiqueta los correos importantes tan pronto como lleguen.
Automatiza con las reglas de Outlook – Asigna automáticamente categorías a los correos de remitentes específicos.

Conclusión

Usar categorías en Outlook es un cambio radical para mantenerse organizado. Ya sea gestionando correos electrónicos, tareas o eventos del calendario, las categorías ofrecen una forma simple y efectiva de mantener todo estructurado. Al implementar etiquetas codificadas por colores y opciones de filtrado, puedes ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

Preguntas frecuentes

¿Puedo asignar varias categorías a un solo correo electrónico?
¡Sí! Outlook te permite asignar varias categorías a un solo correo electrónico para una mejor organización.

¿Las categorías de Outlook se sincronizan entre diferentes dispositivos?
Las categorías se sincronizan solo si estás utilizando una cuenta de Exchange o Microsoft 365.

¿Puedo automatizar la asignación de categorías en Outlook?
Sí, puedes configurar reglas de Outlook para categorizar los correos automáticamente.

¿Cuál es la diferencia entre categorías y carpetas en Outlook?
Las carpetas mueven los correos electrónicos, mientras que las categorías los etiquetan sin moverlos.

¿Cómo restablezco todas las categorías en Outlook?
Ve a Todas las categorías, elimina las etiquetas antiguas y crea nuevas.

‍