[FR] Utiliser des catégories dans Outlook

Votre boîte de réception déborde-t-elle de courriels ? Avez-vous du mal à trouver les messages importants quand vous en avez besoin ? Si c'est le cas, il est temps de profiter des catégories dans Outlook - un outil puissant qui aide à organiser les courriels, les tâches et les événements du calendrier. Avec des catégories codées par couleur, vous pouvez facilement étiqueter et regrouper vos messages, ce qui les rend plus faciles à localiser et à gérer. Que vous gériez des courriels professionnels, des correspondances personnelles ou des communications liées à un projet, les catégories offrent un moyen simple de mettre de l'ordre dans votre boîte de réception Outlook.

Examinons comment créer, attribuer et gérer des catégories dans Outlook pour garder votre flux de travail fluide et efficace.

Comprendre les catégories dans Outlook

Quelles sont les catégories dans Outlook ?
Les catégories dans Outlook sont des étiquettes personnalisées qui vous permettent de regrouper les courriels, les événements de calendrier, les tâches et les contacts. Chaque catégorie possède un code couleur, ce qui permet de repérer facilement les messages importants en un coup d'œil.

Comment organiser les courriels, les tâches et les événements du calendrier avec des catégories

Au lieu de faire défiler sans fin votre boîte de réception, les catégories vous permettent de filtrer et de trouver des courriels spécifiques en fonction de leurs étiquettes. Vous pouvez également appliquer des catégories aux rendez-vous du calendrier, aux tâches et aux contacts, ce qui vous aide à rester organisé sur toutes les fonctionnalités d'Outlook.

Différences entre catégories et dossiers dans Outlook

Les catégories et les dossiers ont des objectifs différents lorsqu'il s'agit d'organiser les courriels dans Outlook. Les catégories vous permettent de libeller et de regrouper des courriels sans les déplacer physiquement de la boîte de réception, tandis que les dossiers sont utilisés pour stocker des courriels dans des emplacements séparés.
Une différence clé est qu'un courriel peut avoir plusieurs catégories, ce qui facilite le filtrage et la recherche selon différents critères. En revanche, un courriel ne peut appartenir qu'à un seul dossier à la fois, ce qui peut parfois rendre l'organisation plus rigide.
Les catégories sont idéales pour organiser les courriels par priorité, projet ou statut, car elles permettent un tri et un filtrage flexibles. En revanche, les dossiers sont parfaits pour archiver les courriels et maintenir les différents types de communications séparés.

Comment créer des catégories dans Outlook

Dans Outlook Web

1. Connectez-vous à Outlook.
2. Allez dans Paramètres, puis choisissez Compte.
3. Lorsque les paramètres du compte s'ouvrent, sélectionnez Catégories.
4. Cliquez sur le bouton "Créer nouveau" pour ajouter une nouvelle catégorie.
5. Nommez la catégorie, sélectionnez sa couleur, puis cliquez sur Enregistrer.

Dans Outlook Desktop

1. Ouvrez l'application Outlook sur votre bureau.
2. Allez dans Paramètres, puis choisissez Compte.
3. Lorsque les paramètres du compte s'ouvrent, sélectionnez Catégories.
4. Cliquez sur le bouton "Créer nouveau" pour ajouter une nouvelle catégorie.
5. Nommez la catégorie, sélectionnez sa couleur, puis cliquez sur Enregistrer.

Comment attribuer des catégories aux courriels, aux tâches et aux événements du calendrier

Attribuer des catégories aux courriels dans Outlook Web

1. Ouvrez votre boîte de réception et ouvrez un courriel.
2. Sélectionnez l'option "Catégoriser" dans le menu des actions d'Outlook (icône de label).
3. Sélectionnez la catégorie appropriée.

Attribuer des catégories aux courriels dans Outlook Desktop

1. Ouvrez votre boîte de réception et faites un clic droit sur un courriel.
2. Sélectionnez l'option "Catégoriser" dans le menu déroulant.
3. Sélectionnez la catégorie appropriée.

Attribuer des catégories aux tâches dans Outlook Web

1. Allez sur Microsoft To Do.
2. Ouvrez les tâches dans Microsoft To Do.
3. Ouvrez la tâche que vous souhaitez catégoriser.
4. Dans le menu de la tâche, cliquez sur le bouton "Choisir une catégorie" pour la catégoriser.

Attribuer des catégories aux tâches dans Outlook Desktop

1. Allez sur Tâches et faites un clic droit sur une tâche.
2. Sélectionnez l'option "Catégoriser" dans le menu déroulant.
3. Attribuez une catégorie pour suivre différents projets ou délais.

Attribuer des catégories aux événements du calendrier dans Outlook Web

1. Ouvrez votre calendrier Outlook et cliquez sur un événement.
2. Cliquez sur le bouton Modifier.
3. Cliquez sur le bouton Plus d'options.
4. Cliquez sur le bouton "Catégoriser" et attribuez une catégorie.

Attribuer des catégories aux contacts dans Outlook Web

1. Allez dans Personnes et choisissez un contact.
2. Cliquez sur Ajouter une catégorie et attribuez une catégorie.

Comment rechercher et filtrer les éléments par catégorie

Rechercher des courriels par catégorie en utilisant la barre de recherche Outlook
Dans votre boîte de réception, tapez le nom de la catégorie dans la barre de recherche pour trouver tous les courriels associés.

Trier les courriels par catégorie pour un accès rapide
Cliquez sur le menu déroulant Trier par et sélectionnez Catégories pour organiser les courriels en conséquence.

Comment modifier les catégories dans Outlook

Dans Outlook Web

1. Connectez-vous à Outlook.
2. Allez dans Paramètres, puis choisissez Compte.
3. Lorsque les paramètres du compte s'ouvrent, sélectionnez Catégories.
4. Trouvez la catégorie que vous souhaitez modifier, puis appuyez sur le bouton Modifier (icône de crayon).
5. Apportez les modifications souhaitées au nom et à la couleur, puis appuyez sur Enregistrer.

Dans Outlook Desktop

1. Ouvrez l'application Outlook sur votre bureau.
2. Allez dans Paramètres, puis choisissez Compte.
3. Lorsque les paramètres du compte s'ouvrent, sélectionnez Catégories.
4. Trouvez la catégorie que vous souhaitez modifier, puis appuyez sur le bouton Modifier (icône de crayon).
5. Apportez les modifications souhaitées au nom et à la couleur, puis appuyez sur Enregistrer.

Comment supprimer des catégories dans Outlook

Dans Outlook Web

1. Connectez-vous à Outlook.
2. Allez dans Paramètres, puis choisissez Compte.
3. Lorsque les paramètres du compte s'ouvrent, sélectionnez Catégories.
4. Trouvez la catégorie que vous souhaitez supprimer, puis appuyez sur le bouton Supprimer (icône de poubelle).

Dans Outlook Desktop

1. Ouvrez l'application Outlook sur votre bureau.
2. Allez dans Paramètres, puis choisissez Compte.
3. Lorsque les paramètres du compte s'ouvrent, sélectionnez Catégories.
4. Sélectionnez la catégorie que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

Meilleures pratiques pour utiliser les catégories dans Outlook

1. Gardez votre liste de catégories simple – Évitez de compliquer votre système.
2. Utilisez des couleurs cohérentes – Assignez des couleurs en fonction de la priorité ou du type.
3. Appliquez les catégories immédiatement – Étiquetez les courriels importants dès leur arrivée.
4. Automatisez avec les règles Outlook – Attribuez automatiquement des catégories aux courriels provenant d'expéditeurs spécifiques.

Conclusion

L'utilisation des catégories dans Outlook change la donne pour rester organisé. Que vous gériez des courriels, des tâches ou des événements de calendrier, les catégories offrent une manière simple et efficace de garder tout structuré. En mettant en œuvre des étiquettes codées par couleur et des options de filtrage, vous pouvez gagner du temps et augmenter votre productivité.

FAQ

Puis-je attribuer plusieurs catégories à un seul courriel ?
Oui ! Outlook vous permet d'attribuer plusieurs catégories à un seul courriel pour une meilleure organisation.

Les catégories Outlook se synchronisent-elles entre différents appareils ?
Les catégories se synchronisent uniquement si vous utilisez un compte Exchange ou Microsoft 365.

Puis-je automatiser l'attribution des catégories dans Outlook ?
Oui, vous pouvez configurer des règles Outlook pour catégoriser automatiquement les courriels.

Quelle est la différence entre les catégories et les dossiers dans Outlook ?
Les dossiers déplacent les courriels, tandis que les catégories les étiquettent sans les déplacer.

Comment réinitialiser toutes les catégories dans Outlook ?
Allez dans Toutes les catégories, supprimez les anciennes étiquettes et créez-en de nouvelles.

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